Conditions générales de vente du Château Erigoye

Les présentes conditions générales de vente ont pour objet de définir les conditions et modalités

par l’établissement « Château Erigoye » de clients en vue de l’organisation d’évènements privés.

L’établissement met à disposition :

• Mise à disposition d’une salle de réception climatisée de 200 m2 aux normes ERP Type L de 4ème catégorie avec toilettes aux normes handicapés.
•  Mise à disposition d’une terrasse privative de plus de 400 m2 jouxtant la salle de réception.
• Mise à disposition des terrasses de près de 500 m2 entre le château et les gites.
• Mise à disposition d’un parking privatif pour 130 véhicules.
• Mise à disposition de la salle de restaurant et de la salle Bar de 200 m2
  
• Mise à disposition du parc paysagé du Château Erigoye.
• Vidéo projecteur.
• Mise à disposition des couchages si l'option a été retenue dans le contrat de location.

CHAMBRES D’HÔTES ET HÉBERGEMENTS :

Capacité totale de 11 chambres, avec une base de 30 couchages, pouvant aller jusqu’à 50 selon le descriptif suivant :

• Suite « Nuptiale » de 100 m2 avec sauna pour les mariés (2 pers)
• Duplex « Gîte Rive Gauche » de 65 m2 avec deux chambres et deux salles de bains (4 pers + 2 pers sur convertible)
  
• Duplex « Gîte Rive Droite » de 66 m2 avec deux chambres et trois salles de bains (4 pers + 2 pers sur convertible)
• Duplex « Vision » de 50 m2 pour (2 pers + 4 pers sur convertible)
• Suite « Familiale » de 60 m2 avec deux chambres séparées par une salle d’eau pour (4 pers)
• Suite « Or » de 54 m2 avec deux chambres et une salle de bain pour (4 pers)
• Suite « du Lac» de 59 m2 avec une chambre et une salle de bain pour (2 pers + 2 pers sur convertible)
• Chambre « Côté Piscine » de 28 m2 avec une chambre et une salle de bain pour (2 pers)
• Chambre « Côté Pinède » de 20 m2 avec une chambre et une salle de bain pour (2 pers)
• Chambre « Bleu » de 20 m2 avec une chambre et une salle de bain pour (2 pers)
• Chambre « Elle » de 28 m2 avec une chambre et une salle de bain pour (2 pers)
• Un dortoir offrant 10 couchages supplémentaires
  

Les tarifs des différentes prestations sont exprimés en euros TTC.
Ils sont établis en fonction de la prestation, de la durée et de la date de réservation, et font l’objet d’un contrat.
La réservation sera confirmée dès réception du contrat de location et des présentes conditions générales de vente dûment datés et signés, ainsi qu’un règlement d’arrhes de 50% du montant du contrat.
Le solde des sommes dues est à régler 30 jours au plus tard avant le début du contrat de location.
Les chèques sont à libeller au nom de la SCI ERIGOYE.
Les virements bancaires, cartes et les règlements en espèces sont également acceptés.

A) SALLE / PARC
La durée de la mise à disposition est précisée dans le contrat de location.
La salle est mise à disposition selon les dates et horaires définis dans le contrat de location signé parallèlement aux conditions générales de vente.
La salle de réception est climatisée et chauffée au besoin grâce à 4 groupes indépendants.
La préparation de la salle et la remise en place du matériel est à la charge des clients signataires.
La gestion des déchets est à la charge des clients signataires et de leurs prestataires.

Le parc paysagé possède un étang. L’accès est sous la pleine responsabilité des parents.
La pose d’équipements, d’éclairages et de toute organisation d’activités extérieures au sein du parc sont soumis àl’autorisation préalable de la direction.
Afin de préserver l’aspect visuel du parc pour votre évènement, la capacité d’accueil maximale en nombre de véhicules (prestataires inclus) a été fixé à 92.

Pour l’organisation de l’évènement, notamment le décoration et installation de la salle et du parc, les clients signataires pourront faire appel à des prestataires, sous leur pleine et entière responsabilité et en ayant pris le soin de porter à leur connaissance les règles des présentes conditions générales.
Chaque prestataire doit être présenté à la direction de l’établissement.
Les horaires de la mise à disposition peuvent variés selon la programmation événementielles. 

B) RESTAURATION /TRAITEUR
Traiteur libre de choix. Nous vous proposerons un traiteur de notre sélection si besoin.

C) HÉBERGEMENT /PETIT DÉJEUNER
Les chambres réservées sont mises à la disposition des bénéficiaires entre 15h et 19h le jour de l’arrivée et doivent être libérées au plus tard à 11h30 le jour du départ. Tout dépassement de ce délai peut entrainer la facturation d’une mise à disposition en journée du logement.
Les chambres sont mises à disposition avec les draps et serviettes de toilette.

La SCI ERIGOYE se charge du nettoyage des chambres réservées à la nuitée en service hôtelier. Si des excès sont constatés, des frais de nettoyage pourront être facturés (30€/personne/heure).
La durée de la mise à disposition est précisée dans le contrat de location.
Le petit déjeuner est servi en buffet le matin dans la salle prévue à cet effet aux horaires indiquées sur le contrat.
Les quantités sont prévues selon la demande effective. Elle doit être communiquée au minimum la veille au soir.

L’espace Piscine est à votre disposition lors de la réservation des chambres.
Elle est de 17 mètres de long et 7 mètres de large soit près de 120 m2 avec ses terrasses.
Les horaires de la piscine sont 9h30- 20h.
L'accès à piscine se termine le dimanche ou le lendemain de la location à 16H.
Les mineurs de moins de 16 ans devront être accompagné d'un adulte.

D) ANIMATION MUSICALE
La diffusion de musique et l’organisation d’une soirée dansante au sein de la salle de réception sont autorisées entre 21h00 et 4h00. Aucun sonorisateur/DJ non professionnel ne sera autorisé à intervenir dans l’établissement (hors sonorisateurs/DJ référencés par la SCI ERIGOYE).
Ainsi avant 21h, les clients signataires sont libres de faire intervenir un autre prestataire (groupe de musiciens, chanteur) pour l’animation musicale du cocktail.
Entre 21h00 et 4h00 du matin le lendemain, seul un sonorisateur/DJ professionnel sera autorisé
à intervenir.

La fin de la prestation du DJ marque ainsi la fin de toute diffusion musicale et sera dans tous les cas fixés au plus tard à 4h du matin. Aucun autre équipement de sonorisation ne peut être ainsi installé par les clients signataires avant, et après la fin de la prestation du DJ.

La SCI ERIGOYE se réserve le droit d’interdire l’accès à l’établissement d’un sonorisateur/DJ non professionnel et/ou non mentionné dans le contrat de prestation signé avec les clients.
La SCI ERIGOYE se réserve de stopper à tout moment la soirée dansante si les règles de diffusion de musique mise en place par la SCI ERIGOYE ne sont pas respectées (non-respect du limiteur de son, non-respect des horaires, non respects de l’emplacement prévu du sonorisateur/DJ, non-respect des consignes).

La direction de SCI ERIGOYE, fait appel au bon savoir vivre des participants au sujet des nuisances pouvant être occasionnées directement par eux-mêmes (cris et/ou interpellations nocturnes) ou avec leurs véhicules (musique, montée en régime des moteurs, démarrages en trombe).

Il vous est rappelé que l’usage du klaxon de voiture est réglementé par la loi français. Ainsi, nous vous demandons de faire cesser tout concert de klaxon, pour le respect du voisinage, sur la voie publique du Château Erigoye.
L’utilisation du klaxon dans l’enceinte de l’établissement (parking) est strictement interdite par la direction.
La direction vous informe que la salle de réception est équipée d’un limiteur de son.
Cet équipement obligatoire a pour fonction de limiter, à un niveau de tolérance permis par la loi française, les nuisances sonores vis-à-vis du voisinage.

Ainsi, si le niveau sonore au sein de la salle (portes et fenêtres fermées) dépasse le niveau maximum de 105db, le limiteur de son délivre une « sanction ».
Entre 23h et 8h, toutes animations ou manifestations doivent se dérouler obligatoirement à l’intérieur du bâtiment.

Toutes les issues (portes et fenêtres) devront impérativement être maintenues fermées (sans obligation de les verrouiller).
Les clients signataires sont ainsi pleinement responsables du non-respect des précédentes obligations et recommandations. En cas de litige avec une tierce personne, ou intervention des forces de l’ordre, les clients signataires s’engagent à intervenir en personne pour régler la situation et à en assumer les éventuelles conséquences.
La direction de La SCI ERIGOYE devra également en être immédiatement informée et ce quelle que soit l’heure du jour ou de la nuit.

Il est interdit : 

• D’utiliser des feux d’artifice, des pétards, des fumigènes, klaxons portatifs dans l’enceinte de l’établissement (intérieur/extérieur).
• L’utilisation de cierges magiques est strictement interdite dans la salle.
• D’utiliser le feu comme élément d’animation (lâcher de lanternes, jongleur, cracheur de feu) ou de mise en ambiance (seules les bougies intégrées dans un photophore en verre recouvrant pleinement la flamme sont autorisées).
• Conformément à l’arrêt préfectoral, les lâchers de lanternes sont strictement interdits dans l’enceinte de l’établissement et plus largement dans le département de la Gironde.
• De fumer dans la salle (cigarettes électroniques incluses), logements et parties communes intérieures de l’établissement.
• De sous-louer ou mettre à disposition cette salle à une personne autre que les signataires du contrat, ainsi que d’organiser des manifestations à but lucratif.
• De démonter, transformer du matériel ou mobilier, d’effectuer des travaux (pose d’agrafes, perçage,
  modification d’installations électriques…).
• De reproduire les clefs de la salle et des chambres.
• De déplacer, enlever les objets de décoration sans l’accord préalable de la direction.
• De masquer ou couvrir les lumières et autres sources de chaleur avec tout type de matières décoratives.
• De monter des barnums, tentes de réception ou toutes autres installations.
• Les camping-cars et tentes sont strictement interdits sur la propriété.
• D’utiliser la salle pour rajouter des couchages d’appoint sans avoir l’accord préalable de la direction.
• D’ajouter des couchages d’appoints autre que ceux proposés par l’établissement dans les chambres et appartements.
  
  L’utilisation de drones dans l’enceinte de l’établissement est strictement réservée aux professionnels ayant reçus les autorisations préalables auprès des autorités. Toute utilisation de drones par un professionnel dans l’enceinte de l’établissement devra préalablement avoir été validée par la direction.
  
  Seuls les lâchers de ballons de baudruche biodégradables sont autorisés, sous réserve du respect des règles imposées  par la préfecture de Gironde et du Ministère de l’Environnement, de l’Energie et de la Mer (voir le site : http://www.developpement-durable.gouv.fr/Demande-de-lacher-de-ballons.html).
  L’établissement ne saurait être tenu responsable en cas de manquement à ces règles, et demandera systématiquement aux clients signataires de fournir la preuve de l’autorisation préfectorale préalablement à tout lâcher de ballons.
  
  Les clients signataires sont pleinement responsables du non-respect des interdictions énumérées ci-dessus par eux mêmes ou leurs invités. La direction conseille ainsi vivement aux clients signataires d’informer leurs invités, témoins, prestataires organisateurs, susceptibles de leurs prévoir des surprises, de la bonne application des différentes règles et interdictions.
  

Les chiens sont acceptés dans l’enceinte de l’établissement, uniquement tenues en laisse.

Leurs déjections seront ramassées et jetées dans les containers à poubelles. Ils ne pourront en aucun cas être laissés seuls dans un des logements de l’établissement.
La présence de tout autre animal (autre qu’un chien) dans l’enceinte de l’établissement devra être soumise à l’accord préalable de la direction. Merci de respecter la tranquillité des animaux de la propriété.

Les locaux sont assurés pour des déjeuners ou des dîners de 160 personnes assises, si ce nombre est dépassé, l’établissement décline toute responsabilité en cas d’accident.
En aucun cas, l’établissement ne pourra être tenu responsable des dommages de quelque nature que ce soit, en particulier le vol, susceptible d’atteindre les marchandises, effets personnels, véhicules ou matériel apportée au sein de l’établissement par les clients signataires ou leurs invités.
Le client devra s’assurer lui-même de la souscription de toute police d’assurance (dommages-responsabilité civile locative pour la manifestation concernée) et présenter un justificatif de moins de trois mois à la direction du Château Erigoye au plus tard au moment de la remise des clés.

Un constat visuel des anomalies/dégradations signalées sur l’état des lieux sera effectué à l’occasion de la remise des clés en présence des clients signataires et de la direction de la SCI ERIGOYE.

La direction de la SCI ERIGOYE s’engage de son côté à mettre à disposition des logements et parties communes dans un bon état d’utilisation et sans dégradations ou vices cachés à sa clientèle.
Tous constat d’anomalies et/ou dégradation durant la location devra être signalé au plus tôt à la direction. La direction de la SCI ERIGOYE s’octroie un délai de 7 jours après la location afin de pouvoir signaler et faire constater (sur place ou par photo) aux clients signataires une éventuelle dégradation non signalée à l’occasion de l’état des lieux sortant, sous réserve que le logement ou équipement concerné n’est pas état utilisé par un autre client après la location.

Un chèque de caution d’un montant de 3000€ et un autre de 250€ pour le ménage vous sera demandé avant la remise des clés. Cette caution couvre le montant des dommages éventuels causés lors de la location mais aussi les sommes éventuelles dues de la facture finale. Il sera restitué par courrier si aucun dommage ou manquement n’est constaté et si l’ensemble des sommes dues sur la facture finale sont soldées.
Si des dommages ou équipements manquants sont constatés lors de l’état des lieux sortant, ou dans un délai maximum de sept jours suivants la location pour la partie logements et parties communes, le chèque de caution sera conservé durant le temps nécessaire à la prise en charge de cette réparation ou remplacement de l’équipement manquant. Un devis de réparations ou d’achat sera alors réalisé. Celui-ci à la charge des clients signataires et/ou de leur assurance.

En cas de défaut de règlement de la facture finale, une relance vous sera envoyée par mail ou par courrier. Si aucun règlement n’intervient sous 7 jours, le chèque de caution sera encaissé, la différence vous sera ensuite restituée par virement.
Si le dépôt de garantie s’avère insuffisant et en cas de non prise en charge par leur assurance., les clients signataires s’engagent compléter la somme sur la base des justificatifs fournis par la direction de la SCI ERIGOYE (facture, devis).

Avant la restitution de la salle, les déchets de toute nature devront être évacués et la décoration désinstallée en prenant soin de retirer les différents moyens de fixation (fil, punaise, clou). Le sol de la salle devra être balayé afin de ramasser ce qui ne pourrait être aspiré par un aspirateur (cotillons, bouchons, …).
Des balais sont mis à disposition dans le local traiteur.
Le nettoyage des sols, vitres et sanitaires et compris dans le forfait et est assuré par l’établissement. Les clients signataires s’engagent également à remettre en état les abords extérieurs de l’établissement en ramassant les différents déchets, les verres ou bouteilles non débarrassés ainsi que l’ensemble des éléments décoratifs.

Toute demande de modification de la réservation initiale doit être adressée par écrit à la SCI ERIGOYE. Faute d’acceptation écrite de la direction de la SCI ERIGOYE dans les 7 jours suivants la réception de la demande, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions présentement acceptés par les clients signataires. Toute annulation, à l’origine des clients signataires, doit nous être adressée par écrit en lettre recommandée avec accusé de réception.

Les pénalités financières en cas d’annulation de la réservation sont déterminées de la manière

suivante :

• En cas d’annulation à plus de 180 jours avant la date de début de la location et après expiration du délai de rétraction légal de 14 jours : 50% du montant total du contrat de location seront facturés par la SCI ERIGOYE en frais d’annulation aux clients signataires.
• En cas annulation à 180 jours et moins de 180 jours avant la date de début de la location et après expiration du délai de rétraction légale de 14 jours : 100% du montant total du contrat facturés par la SCI ERIGOYE aux clients signataires.

La direction porte à votre attention qu’aucun « cas de force majeur » (décès, maladie, invalidité …) ne peut être invoqué pour prétendre à un remboursement, de la part de la SCI ERIGOYE, des arrhes versées. Seule une prise  de garantie, par une assurance spécialement contractée pour votre évènement, pourrait ainsi vus couvrir dans  ces cas particuliers.

Toute annulation, dont la direction de la SCI ERIGOYE serait à l’origine pour les seuls motifs suivants, ferait l’objet d’un remboursement à 100% des sommes versées en arrhes sans ouvrir droit au versement d’une indemnité compensatrice :

• La destruction entière ou partielle de l’établissement impliquant une fermeture de l’établissement
• La cessation d’activité de la SCI ERIGOYE.

En cas de non-respect des présentes conditions générales, la direction de la SCI ERIGOYE se réserve le droit :

• de mettre un terme à l’exécution du contrat,
• de refuser toute nouvelle demande de location,
• de percevoir le montant du préjudice constaté sur la caution versée au préalable et d’émettre une facture si ce montant était supérieur à ladite caution,
• d’engager des poursuites en cas d’utilisation malveillante des locaux et matériels mis à disposition ou de non respect des clauses des présentes conditions générales.
  

En cas de litige, les parties s’engagent à rechercher avant tout une solution amiable.

Seule la loi française est applicable au présent contrat. Pour tous les litiges qui naîtraient de l’exécution ou de l’interruption du présent contrat, seuls les Tribunaux dont dépend l’établissement de la SCI ERIGOYE seraient compétents.